¿Cómo crear una lista desplegable en Excel?

Excel proporciona la lista desplegable para ofrecer múltiples opciones para seleccionar una. La lista desplegable se puede crear de diferentes maneras y opciones. En este tutorial, aprenderemos a crear una lista desplegable para Excel.

¿Qué es la lista desplegable?

La lista desplegable ofrece múltiples opciones en las que estas opciones se seleccionan de una lista que funciona como un desplegable y se seleccionan. El valor o elemento seleccionado se establecerá como el valor de la lista desplegable.

Crear lista desplegable

Como la lista desplegable consta de múltiples opciones o elementos de la lista necesitamos alguna fuente de datos que proporcione como opciones en la lista desplegable. Así que vamos a crear una lista que es países en este ejemplo que contiene, Turquía, Reino Unido, Alemania, EE.UU., China. También vamos a poner un encabezado para esta lista que es Elementos . Pero el uso de la cabecera es opcional.

Para utilizar esta lista como fuente de la lista desplegable, deberíamos convertirlas en una tabla. Podemos convertir la lista seleccionándolas y usando el atajo CTRL+T. Somos libres de seleccionar el encabezado Items pero si lo seleccionamos para la conversión entonces debemos expresar que la tabla tiene un encabezado en el cuadro de diálogo de creación de la tabla.

Convertir artículos a la tabla

Podemos ver la siguiente pantalla que convertirá determinados elementos del rango en una tabla. Marcaremos la casilla Mi tabla tiene encabezados si seleccionamos la celda de encabezado de ítems.

Crear tabla de los artículos

Podemos ver a continuación que los artículos están listados dentro de la tabla como una estructura de tabla en la que los artículos están coloreados de acuerdo a ello. También el encabezado es de color más oscuro. Utilizaremos la siguiente tabla para crear la lista desplegable.

Tabla de fuentes de la lista desplegable

Ahora comenzaremos el proceso de creación de la lista desplegable. Primero seleccionaremos una celda donde se mostrará la lista desplegable. En este caso seleccionamos la celda D2. Luego abriremos la Validación de Datos desde el menú Herramientas de Datos.

Cuadro de diálogo de creación de lista desplegable

Estando abajo podemos ver la pantalla de validación de datos donde haremos alguna configuración. Configuraremos los ajustes de Permitir: como Lista en la pestaña de Ajustes. Ignorar en blanco ignorará las celdas en blanco de la tabla, lo cual es útil en la mayoría de los casos. In-cell drop-down creará la acción desplegable y debe ser seleccionada. Fuente proporciona el rango de los elementos que queremos poner en la lista desplegable.

Configurar las opciones de la lista desplegable

También podemos proporcionar alguna información de ayuda o mensaje sobre la célula para una mejor experiencia del usuario. En la pestaña Mensaje de entrada podemos establecer algún mensaje sobre la lista desplegable. Marcaremos la casilla Mostrar mensaje de entrada cuando la celda esté seleccionada y pondremos los valores de Título y Mensaje de entrada como se indica a continuación.

Configuración de la lista desplegable

Cuando todo esté terminado haremos clic en OK que creará nuestra lista desplegable en la celda D2. Veremos el título de la información y el mensaje cuando seleccionemos la celda de la lista desplegable que es D2. También veremos un botón cuadrado que abrirá la lista desplegable y los elementos a seleccionar.

Lista desplegable con el título y el mensaje

Veremos el siguiente menú desplegable cuando hagamos clic en él. Todos los elementos de la lista son Turquía, Reino Unido, Alemania, EE.UU., China

Muestra de la lista desplegable

Cuando seleccionamos una opción que es Alemania, en este caso, el valor se mostrará en la celda de la lista desplegable. Esto puede ser muy útil para seleccionar y leer valores para diferentes aplicaciones de opción múltiple.

Menú de selección de lista desplegable

Crear una lista desplegable introduciendo los datos manualmente

Otra forma de proporcionar opciones a la lista desplegable es proporcionar los datos manualmente. Por lo general, las opciones desplegables se proporcionan en forma de tabla a partir del contenido de otras celdas del Excel. Alternativamente, podemos proporcionar los elementos de la lista desplegable desde el cuadro de diálogo de validación de datos. El proceso es el mismo con la creación de la lista desplegable que se describe anteriormente. Cuando lleguemos al cuadro de diálogo de validación de datos en la pestaña de origen, proporcionaremos los datos manualmente separándolos con una coma. La coma es el separador para delimitar los elementos de la lista desplegable.

Lista desplegable con datos manuales

Y todos los demás ajustes y configuraciones son los mismos como datos de tabla como fuente.

Crear una lista desplegable utilizando las fórmulas/funciones de Excel

Hasta ahora, hemos proporcionado los elementos de la lista desplegable como una tabla o manualmente. Hay otra forma alternativa de proporcionar elementos para la lista desplegable. Podemos proporcionar los elementos de la lista desplegable de forma dinámica. Podemos utilizar algunas funciones para crear elementos de la lista desplegable.

Permitir entradas no existentes

Por defecto, una lista desplegable proporciona los elementos dados y sólo se puede seleccionar uno de ellos. No se puede seleccionar o introducir ningún otro valor en la celda de la lista desplegable por defecto. Si necesitamos aceptar valores opcionales que no se presentan en una lista desplegable, debemos desactivar la casilla de verificación y la función Mostrar alerta de error después de introducir datos no válidos. Esta característica se encuentra en la pestaña Alerta de error del cuadro de diálogo Validación de datos como se muestra a continuación. Se puede cambiar durante la creación de una lista desplegable o después de la creación editando las propiedades de la lista desplegable.

Permitir entradas no existentes

Abajo podemos ver que incluso España no está definida como un elemento de la lista desplegable que hemos escrito en la celda manualmente.

Añadir datos manuales a la lista desplegable

Añadir/eliminar artículos

Se pueden añadir nuevos elementos a la lista desplegable fácilmente de diferentes maneras. Una de las formas más fáciles es añadir el nuevo elemento al final de la tabla de fuentes actual de la lista desplegable. Añadiremos España en este ejemplo por China que un elemento de la tabla. La tabla se ampliará automáticamente y España se añade como un elemento de la lista desplegable.

Añadir/eliminar elementos

Eliminar la lista desplegable

Podemos quitar o eliminar una lista desplegable del cuadro de diálogo de validación de datos. Primero seleccionaremos la celda de la lista desplegable. Luego abriremos el cuadro de diálogo de validación de datos.

Luego en la pestaña de configuración haremos clic en el botón Borrar todo que borrará la fuente. Alternativamente podemos borrar la fuente con el retroceso o eliminar.

Borrar el contenido de la fuente

Después de limpiar el contenido de la fuente se verá como abajo, ya que podemos ver que el ajuste de Permitir es cualquier valor y el ajuste de datos está desactivado. El último paso es hacer clic en Aceptar para aplicar este ajuste.

Eliminar la lista desplegable

Lista desplegable de dependientes/anidados/multi-niveles

La lista desplegable puede ser creada de manera dependiente o anidada o de varios niveles. Todo lo mismo que simplemente se selecciona el elemento de la primera lista desplegable cambiará la segunda lista desplegable de elementos. Esta es una forma jerárquica. La primera lista desplegable también se denomina lista desplegable de padres y la segunda lista desplegable se denomina lista desplegable de hijos. La lista desplegable dependiente real puede implementarse para más de 2 niveles como 5 o 10 niveles donde cada hijo depende de su selección de padres.

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